Hjalmar gjorde kort rede for Lyngby Delebil's andet år. Sidste års forår gjorde klubben flere udvidelses-forsøg, men over sommeren kom der flere på venteliste. 5. november blev Fabia'en sat i drift. 1. november besluttede bestyrelsen at hæve km-prisen, da benzinpriserne var steget så meget. Derudover betød bil nr. 2 at klubbens omsætning blev så stor at vi skulle momsregistreres. Dette krævede stor bearbejdning af hjemmesiden, hvilket var et stort arbejde for Hjalmar, men nu hvor momsen er inde i systemet, forårsager det ikke for meget ekstra arbejde for den regnskabsansvarlige.
Derudover har bestyrelsen deltaget i en del PR fra forskellige aviser, nogen af dem har givet kontakt med ny medlemmer.
Der er pt. forhandlinger med "Foreningen af andelsbiler", som består af Farum-klubben, der gerne vil udvide. En sådan forening kunne fungere som paraply-organisation, der kunne stå for kontakten til forskellige andre organisationer. F.eks. har HUR initiativer i gang i forhold til at der skal komme flere delebilsklubber. Paraply-organisationen kunne også blive ansvarlig for delebil-klubbernes booking system. Farum-klubben har sat 50.000 kr. af til at arbejde med denne idé om en paraplyorganisation.
Der findes ligeledes en brancheorganisation for danske delebiler, hvor vi ikke er medlem, da medlemsgebyret er 5.000. Vi har en omsætning på ca. 100.000, hvorfor 5.000 forekommer som mange penge. En fordel ved samarbejde kunne være at man kunne bruge hinandens biler rundt om i landet. Dette er dog heller ikke helt uproblematisk, da Lyngby delebil har højere kontingent og lavere brugsomkostninger end mange andre klubber.
Der er ikke behov for beslutninger ang. disse mulige medlemskaber lige i øjeblikket.
Bilerne kører over det budgetterede, så klubben kører rigtig godt. Der er balance, når bilerne kører ca. 20% af tiden, og Punto'en kører i gennemsnit 35%.
Vi har skiftet internetudbyder 2 gange i årets løb, men det er gået nogenlunde i forhold til "oppe-tid".
Charlotte fremlægger et ikke-godkendt årsregnskab. Det aftales at regnskabet sendes til revisor-påtegning hos Lone og derefter sendes ud sammen med referatet. Charlotte gennemgik regnskabet, som stemmer. Der var et forslag om at bestyrelsen holder fast ved kontakten til Lyngby Kommune, da der er en mulighed for at agenda 21 vil dække en del af udgiften til nøglestanden.
Der udviklede sig en diskussion om muligheden for at registrere de tidspunkter, hvor der er behov for en bil, men begge biler er ude at køre. En sådan registrering ville give et realistisk billede af medlemmernes udækkede kørselsbehov, og ville således kunne medtages i overvejelserne om antal biler i forhold til antal medlemmer. Hjalmar vil se på muligheden rent teknisk via hjemmesiden, hvor den interesserede evt. kunne"klikke" på en reservation og derved registrere sin interesse for det tidspunkt.
Der findes et driftsbudget for begge biler, som blev udarbejdet inden bilen blev anskaffet. Leje + kørsel sammenholdes hermed på en løbende basis, og herved sikrer vi os, at økonomien hænger sammen.
Iflg. vores vedtægter er bestyrelsen berettiget til at sætte km. pris op under den forudsætning, at det godkendes på generalforsamling efterfølgende. Der var ingen protester og prisændringen som fandt sted i november 2004 er hermed godkendt.
Det foreslås at bilerne får førstehjælpskasser, og Charlotte lover at indkøbe 2 stk. af slagsen.
Majbritt foreslår indkøb af cykelstativ. Dette ville kræve bom + nummerplade bagpå. Stativet skulle i så fald ligge i bagagerummet. Bestyrelsen undersøger pris og hvorvidt det er praktisk, da bom og nummerplade også vil fylde.
Thomas foreslår tagbagagebærer, hvilket bestyrelsen også vil undersøge.
På forslaget om indkøb af tagboks, er svaret at det går ikke så længe vi ikke har en garage eller andet opbevaringssted.
Kim foreslår indkøb af fodmåtter til Punto'en.
Thomas gennemgik forslaget.
For at forslaget kan vedtages skal min 11 medlemmer være mødt op. Der er kun mødt 9 op, og derfor kan forslaget ikke besluttes. I henhold til vedtægterne kan de fremmødte med 2/3 flertal vedtage at afholde en ekstraordinær generalforsamling, hvor de fremmødte er beslutningsdygtige og 2/3 stemmer for kan vedtage et forslag. Det blev således besluttet at der afholdes en ekstraordinær generalforsamling i forbindelse med det førstkommende bestyrelsesmøde. Her vil Thomas' forslag så komme til afstemning.
Der kom en diskussion ang. gratis natteleje i forbindelse med leje-perioder, der slutter om aftenen eller begynder om morgenen. For ikke at en sådan "ekstra-leje" skulle blive til gene for andre medlemmer, skulle man kun kunne booke den gratis natleje med helt kort varsel, og overdragelsestidspunktet den næste morgen skulle ligge tidligt, så man ikke generede efterfølgende bookinger i morgen/dagtimerne den følgende dag. En sådan aftale kunne let blive tung rent administrativt, og for at få noget konkret på bordet, tilbød Kim at formulere et forslag, som han vil maile til bestyrelsen.
Kim har haft problemer med at finde bilen. Derfor har han lavet en tegning af parkeringspladsen, hvor man kan krydse af, hvor bilen står. Disse kort vil blive distribueret til alle via hjemmesiden, således at den enkelte kan printe ud og der forhåbentlig altid vil ligge nogle kort i bilerne.
Der opstår en diskussion om benzinkortet: kan vi få et hver? Svaret fra bestyrelsen er, at det ville være for omstændigt for administrationen.
Birger havde kontakten med de forsk. benzin-firmaer dengang vi fik prisaftalen med Statoil, og i betragtning af at meget er sket på det felt i den mellemliggende periode, påtager Birger sig at ringe rundt til benzin-firmaerne igen for at se om man kan forhandle nogle bedre rabatter.
Det blev foreslået at kortene skulle have bilernes navn på, således at det ville være muligt at registrere benzinforbruget på den enkelte bil.
Hvis man mister eller ødelægger et kort, kan det aftales at det enkelte medlem selv bestiller et nyt. Det kræver nogle yderligere oplysninger på hjemmesiden, hvilket Hjalmar tager sig af.
Hjalmar flytter til Vanløse, forbliver medlem af klubben, og er villig til at blive kasserer, da Charlotte trækker sig fra den post.
Lis og John træder ud af bestyrelsen.
Hjalmar orienterer om de arbejdsopgaver, der er involveret. Bestyrelsesmøder afholdes stort set aldrig, men opgaverne indebærer: regnskab, hjemmeside, spørgsmål fra potentielle medlemmer, fra omverdenen/journalister.
Hjalmar melder sig som kasserer
Charlotte melder sig som formand
Kim melder sig som fadder på Fabian'en og indtaster kørebogspapirer
Thomas melder sig som suppleant og fadder på Punto'en og indtaster kørebogspapirer
Bestyrelsen vælges
Lone melder sig som kontaktperson for journalister
Lone melder sig som revisor og vælges
Fadderne opfordres til at tage fat i de enkelte medlemmer, hvis bilerne ikke er i tilfredsstillende tilstand.
Ordstyreren takker for god ro og orden.